（1）工程資料管理是項目管理的一項重要工作，是管理水平、工程質量的體現；
（2）按照規范的要求積累完成的完整、真實、具體的工程資料，是工程竣工驗收交付使用的必備條件；一個質量優良或合格的工程必須具有一份內容齊全、文字記載真實可靠的原始技術資料；
（3）工程資料為工程的檢查、管理、使用、維護、改造、擴建提供可靠的依據；
（5）是對工程質量及安全事故處理、工程結算、決算、審計的依據。
工程資料具有復雜性、真實性、隨機性、時效性、綜合性的特點。
工程資料是指在工程建設過程中形成并收集匯編的各種形式的信息記錄，一般可分為基建文件、監理文件、施工文件及竣工驗收文件等。
（1）工程文件應真實反映工程的實際情況，具有永久和長期保存價值的材料必須完整、準確和系統。
（2）工程文件應使用原件，因各種原因不能使用原件的，應在復印件上加蓋原件存放單位公章、注明原件存放處，并有經辦人簽字及填寫經辦時間。
（3）工程文件應保證字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字、蓋章手續齊全，手工簽字，簽字必須使用檔案規定用筆。計算機形成的工程文件應采用內容打印、手工簽名的方式。
（4）工程文件的內容及其深度必須符合國家有關技術規范、標準和規程。
（5）工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍黑墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等
（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面圖紙宜采用國家標準圖幅。
（7）工程文件的紙張應采用能夠長期保存耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用圖紙的復印件。
（8）所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。
（9）不同幅面的工程圖紙應統一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。
（10）工程檔案文件的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內容準確。
（11）工程檔案的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，應符合國家標準規定，保證質量，以適應長期安全保管的需要。
工程文件組卷也稱立卷，指按照一定原則和方法，將有保存價值的文件分類整理成案卷的過程。工程案卷是由互有聯系的若干文件組合而成的工程檔案保管單位。
工程文件歸檔是指建設項目的設計、施工、監理等單位在完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷形成案卷后，按規定移交檔案管理機構的過程。
工程文件組卷與歸檔是工程竣工驗收、結項決算必要條件，組卷歸檔工作為新建、改建、徐建工程提供參考、指導。
卷內目錄是指揭示卷內文件內容與成分的一覽表，其作用是便于查閱、統計卷內文件。卷內目錄應與卷內文件內容相符，卷內目錄放在卷內文件首頁之前，卷內原文件目錄或文件圖紙目錄不能代替卷內目錄，卷內目錄編制單位為案卷編制單位，卷內目錄式樣。工程檔案卷內目錄一般包括序號、文件編號、責任人、文件題目、編制日期、頁數及備注等。
卷內備考表是反映卷內文件狀況的記錄單，排列在卷內文件之后或直接印制在卷盒內底面，用于注明卷內文件與立卷狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。卷內備考由本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷及檢查時間、見互號等內容組成，卷內備考表式樣。
單位工程檔案的總案卷數超過20卷時，應編制案卷目錄。案卷目錄為案卷的名冊，在案卷經過系統化排列后，對其逐一編號登記成冊。案卷目錄作用是固定案卷排列順序，使立卷工作最終得以完成；案卷目錄概括地介紹案卷的內容與成分，是文件與檔案最基本的檢索工具，同時也為檔案工作各環節的展開奠定基礎。案卷目錄有序號、檔號、案卷題名、總頁數、保管期限、備注等內容組成。
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